lunes, 17 de diciembre de 2012

TASAS DE COSTOS Y LINEA BASE



                                              TABLAS DE TASAS DE COSTOS

Las tablas de tasa de costo sirven para definir distintos modos de pago a los recursos, de acuerdo al tipo de tarea que estos vayan a realizar.
Los campos Tabla de tasas de costo proporcionan opciones qué tabla de tasas de costo se puede usar para los recursos asignados a una tarea.

COMO CREAR
Se crea el recurso, se le definen las tasas de pago, se asignan a las tareas y desde las vistas Uso de tareas o uso de recursos buscas la asignación le das clic derecho. Información de la asignación y allí encuentras la opción tasa de costo

DIFERENTES TASAS DE COSTO
Un recurso puede tener diferentes tasas de costo, éstas pueden ser de dos maneras:
• Diferentes tasa de costo en períodos diferentes.
• Diferentes tasa de costo para trabajos diferentes.
Establecer diferentes tasas de costo en períodos diferentes:
1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar las tasas de costo. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso.
2. La pestaña Costos tiene una tabla donde la primer fila está reservada para los valores que hemos ingresado en la Hoja de recursos (Si es que lo hemos hecho).
3. En la segunda fila de la columna Fecha efectiva se despliega un calendario para que marquemos la fecha a partir de la cuál este recurso se va a regir por una tasa diferente.


Establecer diferentes tasas de costo para trabajos diferentes:
1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso.
2. En la pestaña Costos tenemos 5 tablas de costos, la predeterminada es la pestaña A, pero podemos definir otras tasas en las pestañas B, C, D y E. Observar que también podemos definir en cada una distintos costos para distintas fechas.




3. Por defecto, cuando asignamos un recurso a una tarea, este se rige por la tabla A. Para cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una tarea en particular debemos ir a la vista Uso de tareas.
4. Buscar la tarea en la cuál queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre el recurso hacer doble clic para que se abra el cuadro Información de la asignación.
5. En el cuadro de diálogo, en el campo Tabla de tasas de costo, desplegar el menú y elegir la tabla por la cuál se regirán los costos de este recurso en esta tarea.





BIBLIOGRAFÍA

http://www.aulaclic.es/project-2007/t_7_3.htm




LA LÍNEA BASE
DEFINICIÓN
Una línea de base es un grupo de aproximadamente 20 puntos de referencia principales (en cinco categorías: previsiones de fechas de inicio, fechas de finalización, duraciones, trabajo y costos) que puede definir para registrar el plan de proyecto original una vez finalizado y depurado. Conforme avanza el proyecto, puede definir otras líneas de base (hasta un total de 11 para cada proyecto) para medir los cambios realizados en el plan. Por ejemplo, si el proyecto tiene varias fases, puede guardar una línea de base distinta al final de cada fase para comparar los valores previstos con los datos reales.
Como la línea de base proporciona los puntos de referencia con los se compara el avance real del proyecto, ésta debe incluir los cálculos más optimistas para la duración de las tareas, las fechas de comienzo y finalización, los costos y otras variables del proyecto que desee supervisar. La línea de base puede representar también una obligación contractual del proyecto.
La información de línea de base que difiere sistemáticamente de los datos actuales puede ser una indicación de que el plan original ya no es preciso, debido probablemente a que debe revisarse el alcance del proyecto o a un cambio en la naturaleza del mismo. Puede modificar o rediseñar la línea de base en cualquier momento del proyecto, si las partes interesadas del proyecto están de acuerdo en que la diferencia justifica este cambio. Es posible que le resulte especialmente útil definir varias líneas de base para proyectos de larga duración o proyectos en los que la línea de base ha resultado irrelevante debido a cambios importantes en las tareas o costos programados.
La línea de base (plan previsto) me permite capturar toda la información del proyecto con el fin de poderla comparar con el avance real del mismo. Guarda duración, costos, fechas de inicio y finalización, asignaciones y recurso del proyecto de cada una de las tareas antes de que inicie el proyecto, todos estos datos servirán como punto de referencia para los cambios que se irán dando conforme el proyecto avanza.
Un plan provisional es un conjunto de datos actuales del proyecto que se guarda una vez que comienza el proyecto, y que puede comparar con la línea de base para evaluar la marcha del proyecto. Un plan provisional sólo contiene dos tipos de información: las fechas de comienzo y las fechas de finalización actuales de las tareas. Puede definir hasta 10 planes provisionales para un proyecto. Si necesita mantener un registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de diseño, es aconsejable que defina varias líneas de base en lugar de usar planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir una línea de base en cada hito principal de diseño. Posteriormente, si necesita guardar únicamente las fechas de comienzo y finalización de las tareas una vez iniciado el proyecto, puede definir varios planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir un plan provisional cada mes o cada trimestre.
                                                    DEFINIR UNA LÍNEA DE BASE
1.-  En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2.- Si va a definir una línea de base para tareas específicas, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que desea incluir en el plan de línea de base. (Si va a definir una línea de base para todo el proyecto, omita este paso).
Sugerencia   Para seleccionar tareas contiguas, presione MAYÚS y haga clic en la primera y en la última tarea que desee. Para seleccionar tareas que no están contiguas, presione CTRL y haga clic en cada una de las tareas que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a la vez.
3.    En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación, haga clic en Establecer línea de base.
4.    Haga clic en Establecer línea de base y, a continuación, seleccione la línea de base que desea definir.
5.    En Para, siga uno de estos procedimientos:
•    Para definir la línea de base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto completo.
•    Para definir la línea de base sólo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.
En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base:
•    Para todas las tareas de resumen    Active esta casilla de verificación si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.
•    De subtareas a tareas de resumen seleccionadas    Active esta casilla de verificación si desea que los datos de línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar la supresión de subtareas y las tareas agregadas para las que ha guardado previamente valores de línea de base.
 Nota   Si ha seleccionado tanto subtareas como sus tareas de resumen, active ambas casillas de verificación.

                                   GUARDAR UNA LÍNEA BASE Y/O PLAN PROVISIONAL
Para abrir el cuadro de diálogo debemos ir al menú Herramientas → Seguimiento → Establecer línea base…


Se abrirá el cuadro de diálogo Establecer línea de base.

1* Línea de base: Para guardar una línea de base esta opción debe estar tildada. Podemos guardar hasta 11 líneas de base por cada proyecto.
Plan provisional: Para guardar un plan provisional debe estar tildada esta opción. Al igual que la línea base podemos guardar hasta 11 planes provisionales.
2* Podemos guardar tanto líneas de base como planes provisionales para todo el proyecto ó para las tareas que hayamos seleccionado previamente. Al tildar esta opción se habilitan otras opciones adicionales.
Resumir líneas de base. En estas opciones definimos si los cambios en las tareas seleccionadas se resumen en tareas de resumen del proyecto. Podemos optar por: Para todas las tareas de resumen, los cambios en las tareas seleccionadas se reflejan en todas las tareas de resumen de antecesores de la línea de base o De subtareas a tareas de resumen seleccionadas, los cambios en subtareas inmediatas se reflejan en la tarea de resumen de la línea de base seleccionada.
Nota: Una vez guardada la línea de base los datos guardados pasan a ser “datos previstos” son los datos en el momento en el que se guardó la línea de base Y “datos reales”, son los datos con la información real del progreso según la información de seguimiento que vayamos incorporando.







 

BIBLIOGRAFÍA

http://office.microsoft.com/es-mx/project-help/crear-o-actualizar-una-linea-de-base-o-un-plan-provisional-HA010156784.aspx#BM2
http://www.aulaclic.es/project-2007/t_7_3.htm

lunes, 10 de diciembre de 2012

TIPO DE COSTOS Y SOBREASIGNACION


                            TRABAJO Nª 1

                   TIPOS DE COSTOS EN PROJECT

Los costos son un aspecto importante de la programación y control del proyecto. Project proporciona varios tipos de costos. En Project, puede especificar y controlar los siguientes tipos de costos:

·         Costo basado en tasas: costo que se calcula en función de las tasas de pago especificadas para un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso.
·         Costo por uso: costo que se contrae cada vez que se utiliza un recurso o una vez por cada tarea finalizada asignada al recurso.

·         Costo fijo: costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado en la tarea por un recurso.
·         Recurso de costo: recurso que permite acumular costos puntuales o periódicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avión y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada tarea, aunque puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea.

·         Recurso de presupuesto: recurso que se aplica al proyecto en su totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad máxima de un proyecto de consumir unidades monetarias, de trabajo o de material. Sin embargo, esto no implica que un proyecto no pueda superar su presupuesto. Los recursos de presupuesto proporcionan un modo de comparar las cifras previstas con los costos continuos para poder realizar un seguimiento del estado fiscal del proyecto.

NOTA
·         Se pueden especificar varios tipos de costos para el mismo recurso de trabajo. Por ejemplo, puede especificar una tasa horaria para el trabajo del recurso y un costo por uso para las horas de viaje u otros gastos.

·         Los distintos tipos de costos funcionan de formas diferentes dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una persona), un recurso de material (como cemento o una barra de refuerzo) o un recurso de costo(como un pasaje de avión). Para los recursos de trabajo, la tasa se aplica por unidad de tiempo. Para los recursos de material y de costo, la tasa se aplica por otras unidades especificadas, como toneladas, metros o las unidades de una moneda seleccionada.

Puesto que los costos pueden ser un aspecto importante de la programación y el control de un proyecto, Project permite manejar varios tipos de costos diferentes. En Project, puede introducir y realizar un seguimiento de los siguientes tipos de costos:

·         Basado en tasas, un costo que se calcula basándose en las tasas de pago especificadas para un recurso y la cantidad de trabajo realizado
·         Por uso, un costo en el que se incurre cada vez que se utiliza un recurso, o una vez para una determinada tarea

·         Fijo, un costo establecido para una tarea y que permanece inalterable, con independencia de la duración de ésta y del trabajo realizado por el recurso
Puede introducirse más de un tipo de costo por recurso. Por ejemplo, puede introducir una tasa por horas para el trabajo y un costo fijo para el tiempo de desplazamiento.
Los diferentes tipos de costo funcionan de una forma algo distinta según el recurso sea de trabajo (persona o equipamiento) o de material. En los recursos de trabajo, la tasa se aplica por horas o por otra unidad de tiempo. EN los recursos materiales, la tasa se aplica por unidad especificada, como toneladas o metros.

Calcular costos

Para realizar el seguimiento de los costos, primero debe crear un presupuesto; para ello, debe crear e introducir valores de costo para los recursos de presupuesto asignados a la tarea de resumen del proyecto. A continuación, puede identificar otros costos de recursos y tareas cuyo seguimiento desea realizar y medir en comparación con los recursos de presupuesto. Puede introducir tasas de pago, costos por uso y fijos para las tareas, recursos y, si es necesario, asignaciones. Después, especifique el trabajo o duración estimados para las tareas y asigné les recursos.
Cuando todos estos pasos se hayan finalizado, Project 2007 puede calcular los costos totales estimados del proyecto. Si lo desea, puede afinar las estimaciones. Cuando haya terminado, puede clasificar y agrupar todos los recursos para compararlos con los costos presupuestados. También establecer una línea de base con los costos presupuestados y usarla para compararla con los costos reales al ir avanzando el proyecto.
Una vez que se inicia el proyecto, debe actualizar el progreso de las tareas: la cantidad de trabajo realizado en las tareas o el porcentaje de las tareas que se han acabado. Project 2007 calcula los costos en función del progreso de las tareas.

 


                       TRABAJO Nª 2

Sobreasignación y redistribución de recursos.

La sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas mas tareas de las que puede llevar acabo dentro de su periodo laborable, tanto, días que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado.
Cuando esto sucede, Project nos avisa colocándonos una advertencia en la columna Indicadores ó en la Hoja de recursos aparecerá el/los recursos sobreasignados en color rojo.

Como resolver las sobreasignaciones.

• La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cuál está asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones.
• También en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos con el fin de no sobreasignarlos.
• También Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos ajustando a gusto ciertos parámetros.
Vista Uso de recursos.
En la imagen vemos que Pedro, el recurso que está en rojo (sobreasignado), trabaja, no sólo más horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en los mismos días. Podemos resolver la sobreasignación colocando horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que esté disponible, etc.



Redistribuir recursos.
Project nos ofrece una herramienta para la redistribución de recursos.
Para activarla debemos ir a Herramientas → Redistribuir recursos…



Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando y dividiendo tareas, según los criterios que establezcamos en este cuadro de diálogo.




Redistribución:
Automática: Project redistribuye los recursos apenas se produzca una sobreasignación (no lo recomiendo) según los criterios que determinemos más abajo.
Manual:Sólo se redistribuyen los recursos cuando presionemos el botón Redistribuir ahora.
Buscar sobreasignaciones con el criterio: Si desplegamos el recuadro aparecen las opciones minutos, horas, días, semanas y meses. Este es un punto muy importante por que aquí definimos el criterio de la sobreasignación. Por ejemplo, elegimos como criterio Por semanas y tenemos un recurso que está sobrepasado en horas uno o más días pero el total de horas no pasa de las horas que establecimos como semanales (en el cuarto paso del asistente cuando comenzamos), entonces Project no lo toma como un recurso sobreasignado.
Borrar valores de redistribución antes de redistribuir: Si ya hemos redistribuido antes y queremos seguir manteniendo estos valores, destildar la opción.
*2 Ámbito de la redistribución de ‘Nombre del proyecto’:
Podemos elegir redistribuir en todo el proyecto ó en un intervalo de fechas determinadas.
*3 Resolver sobreasignaciones:
Orden de redistribución: Según la opción seleccionada Project va a redistribuir los recursos.
Sólo identificador Project retrasa las tareas a partir de los números de identificador más altos antes de considerar otros criterios.
Estándar Es la opción predeterminada. Una tarea con más tiempo de demora se retrasa primero, lo mismo que una tarea con una fecha de comienzo posterior, también tiene en cuenta las prioridades y delimitaciones que hayamos definido a las tareas.
Prioridad, estándar
Project busca primero prioridades y luego los criterios del orden estándar.
Redistribuir sólo conforme al margen de demora disponible Si tildamos esta opción evitamos que se retrase la fecha de fin del proyecto. Pero, a no ser que las tareas tengan mucho margen de demora no se verá un cambio significativo después de la redistribución.
La redistribución puede ajustar asignaciones individuales Esta opción permite que la redistribución haga ajustes cuándo un recurso trabaja en una tarea sin tener en cuenta los demás recursos que trabajan en la misma tarea. Es una configuración general para todas las tareas. Si deseamos esta opción para no todas las tareas podemos agregar la columna Redistribuir asignaciones a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos.




La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante Permite que la redistribución divida el trabajo restante en tareas o asignaciones. Si deseamos esta opción para no todas las tareas podemos agregar la columna Dividir al redistribuir a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos.



Redistribuir tareas con recursos propuestos Si esta opción está tildada, Project puede utilizar para la redistribución un recurso que está propuesto, no confirmado.
Una vez establecida la configuración de la redistribución a nuestras necesidades, si establecimos el tipo Manual al principio para que Project redistribuya, deberemos hacer clic en el botón Redistribuir ahora, si elegimos el modo Automático cada vez que tengamos algún recurso sobreasignado Project redistribuirá teniendo en cuenta estos criterios.
Nota: No siempre se pueden redistribuir los recursos ó todos los recursos, pero Project nos avisará por medio de un cuadro de diálogo los recursos que no pudo redistribuir para que lo hagamos nosotros manualmente.




Vista Gantt de redistribución
Podemos activar la vista Gantt de redistribución para ver de manera gráfica como Proyect redistribuyó las tareas. En color verde se ven las tareas antes de redistribuir. Para aplicar la vista debemos ir al menú Ver → Mas vistas… → Buscar la vista Gantt de seguimiento y Aplicar.





Una vez que hayamos capturados los datos para llevar a cabo el proyecto, (tareas recursos, costos, etc.) conforme transcurre el tiempo, el progreso del proyecto genera información de lo que en realidad está pasando; cuanto se están completando las tareas como habíamos previsto, cuánto nos está costando el proyecto, si hubo gastos extras, el consumo de los materiales, etc.
La regularidad en que capturemos los datos reales dependerá del seguimiento que queramos darle.

lunes, 3 de diciembre de 2012

tipos de costos en project


TIPOS DE COSTOS EN PROJECT

Los costos son un aspecto importante de la programación y control del proyecto. Project proporciona varios tipos de costos. En Project, puede especificar y controlar los siguientes tipos de costos:

·         Costo basado en tasas: costo que se calcula en función de las tasas de pago especificadas para un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso.
·         Costo por uso: costo que se contrae cada vez que se utiliza un recurso o una vez por cada tarea finalizada asignada al recurso.

·         Costo fijo: costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado en la tarea por un recurso.
·         Recurso de costo: recurso que permite acumular costos puntuales o periódicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avión y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada tarea, aunque puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea.

·         Recurso de presupuesto: recurso que se aplica al proyecto en su totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad máxima de un proyecto de consumir unidades monetarias, de trabajo o de material. Sin embargo, esto no implica que un proyecto no pueda superar su presupuesto. Los recursos de presupuesto proporcionan un modo de comparar las cifras previstas con los costos continuos para poder realizar un seguimiento del estado fiscal del proyecto.

NOTA
·         Se pueden especificar varios tipos de costos para el mismo recurso de trabajo. Por ejemplo, puede especificar una tasa horaria para el trabajo del recurso y un costo por uso para las horas de viaje u otros gastos.

·         Los distintos tipos de costos funcionan de formas diferentes dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una persona), un recurso de material (como cemento o una barra de refuerzo) o un recurso de costo(como un pasaje de avión). Para los recursos de trabajo, la tasa se aplica por unidad de tiempo. Para los recursos de material y de costo, la tasa se aplica por otras unidades especificadas, como toneladas, metros o las unidades de una moneda seleccionada.

Puesto que los costos pueden ser un aspecto importante de la programación y el control de un proyecto, Project permite manejar varios tipos de costos diferentes. En Project, puede introducir y realizar un seguimiento de los siguientes tipos de costos:

·         Basado en tasas, un costo que se calcula basándose en las tasas de pago especificadas para un recurso y la cantidad de trabajo realizado
·         Por uso, un costo en el que se incurre cada vez que se utiliza un recurso, o una vez para una determinada tarea

·         Fijo, un costo establecido para una tarea y que permanece inalterable, con independencia de la duración de ésta y del trabajo realizado por el recurso
Puede introducirse más de un tipo de costo por recurso. Por ejemplo, puede introducir una tasa por horas para el trabajo y un costo fijo para el tiempo de desplazamiento.
Los diferentes tipos de costo funcionan de una forma algo distinta según el recurso sea de trabajo (persona o equipamiento) o de material. En los recursos de trabajo, la tasa se aplica por horas o por otra unidad de tiempo. EN los recursos materiales, la tasa se aplica por unidad especificada, como toneladas o metros.

Calcular costos

Para realizar el seguimiento de los costos, primero debe crear un presupuesto; para ello, debe crear e introducir valores de costo para los recursos de presupuesto asignados a la tarea de resumen del proyecto. A continuación, puede identificar otros costos de recursos y tareas cuyo seguimiento desea realizar y medir en comparación con los recursos de presupuesto. Puede introducir tasas de pago, costos por uso y fijos para las tareas, recursos y, si es necesario, asignaciones. Después, especifique el trabajo o duración estimados para las tareas y asigné les recursos.
Cuando todos estos pasos se hayan finalizado, Project 2007 puede calcular los costos totales estimados del proyecto. Si lo desea, puede afinar las estimaciones. Cuando haya terminado, puede clasificar y agrupar todos los recursos para compararlos con los costos presupuestados. También establecer una línea de base con los costos presupuestados y usarla para compararla con los costos reales al ir avanzando el proyecto.
Una vez que se inicia el proyecto, debe actualizar el progreso de las tareas: la cantidad de trabajo realizado en las tareas o el porcentaje de las tareas que se han acabado. Project 2007 calcula los costos en función del progreso de las tareas.