TRABAJO Nª 1
TIPOS DE COSTOS EN PROJECT
Los costos son un aspecto importante de la
programación y control del proyecto. Project proporciona varios tipos de
costos. En Project, puede especificar y controlar los siguientes tipos de
costos:
·
Costo basado en tasas: costo que se calcula en función
de las tasas de pago especificadas
para un recurso y
la cantidad de trabajo realizado
por ese recurso.
·
Costo por uso: costo que se
contrae cada vez que se utiliza un recurso o una vez por cada tarea finalizada
asignada al recurso.
·
Costo fijo: costo que se define
para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian,
independientemente de la duración de la tarea
o del trabajo realizado en la tarea por un recurso.
·
Recurso de
costo: recurso que permite acumular costos puntuales o periódicos
que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes
de avión y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada tarea, aunque
puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea.
·
Recurso de
presupuesto: recurso que se aplica al proyecto en su totalidad. Los
recursos de presupuesto representan la capacidad máxima de un proyecto de consumir
unidades monetarias, de trabajo o de material. Sin embargo, esto no implica que
un proyecto no pueda superar su presupuesto. Los recursos de presupuesto
proporcionan un modo de comparar las cifras previstas con los costos continuos
para poder realizar un seguimiento del estado fiscal del proyecto.
NOTA
·
Se pueden especificar varios tipos de costos para el
mismo recurso de trabajo. Por ejemplo, puede especificar una tasa horaria para
el trabajo del recurso y un costo por uso para las horas de viaje u otros
gastos.
·
Los distintos tipos de costos funcionan de formas
diferentes dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una persona),
un recurso de
material (como cemento o una barra de refuerzo) o un recurso de costo(como un
pasaje de avión). Para los recursos de trabajo, la tasa se aplica por unidad de
tiempo. Para los recursos de material y de costo, la tasa se aplica por otras
unidades especificadas, como toneladas, metros o las unidades de una moneda
seleccionada.
Puesto que los costos pueden ser un
aspecto importante de la programación y el control de un proyecto, Project
permite manejar varios tipos de costos diferentes. En Project, puede introducir
y realizar un seguimiento de los siguientes tipos de costos:
·
Basado en
tasas, un costo que se calcula basándose en las tasas de pago especificadas
para un recurso y
la cantidad de trabajo realizado
·
Por uso,
un costo en el que se incurre cada vez que se utiliza un recurso, o una vez
para una determinada tarea
·
Fijo,
un costo establecido para una tarea y que permanece inalterable, con
independencia de la duración de
ésta y del trabajo realizado por el recurso
Puede introducirse más de un tipo de
costo por recurso. Por ejemplo, puede introducir una tasa por horas para el
trabajo y un costo fijo para el tiempo de desplazamiento.
Los diferentes tipos de costo
funcionan de una forma algo distinta según el recurso sea de trabajo (persona o
equipamiento) o de material.
En los recursos de trabajo, la tasa se aplica por horas o por otra unidad de
tiempo. EN los recursos materiales, la tasa se aplica por unidad especificada,
como toneladas o metros.
Calcular costos
Para
realizar el seguimiento de los costos, primero debe crear un presupuesto; para
ello, debe crear e introducir valores de costo para los recursos de presupuesto
asignados a la tarea de resumen del proyecto. A continuación, puede identificar
otros costos de recursos y tareas cuyo seguimiento desea realizar y medir en
comparación con los recursos de presupuesto. Puede introducir tasas de pago,
costos por uso y fijos para las tareas, recursos y, si es necesario,
asignaciones. Después, especifique el trabajo o duración estimados para las
tareas y asigné les recursos.
Cuando
todos estos pasos se hayan finalizado, Project 2007 puede calcular los costos
totales estimados del proyecto. Si lo desea, puede afinar las estimaciones.
Cuando haya terminado, puede clasificar y agrupar todos los recursos para
compararlos con los costos presupuestados. También establecer una línea de base
con los costos presupuestados y usarla para compararla con los costos reales al
ir avanzando el proyecto.
Una
vez que se inicia el proyecto, debe actualizar el progreso de las
tareas: la cantidad de trabajo realizado en las tareas o el porcentaje de
las tareas que se han acabado. Project 2007 calcula los costos en función del
progreso de las tareas.TRABAJO Nª 2
Sobreasignación y redistribución de recursos.
La sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas mas tareas de las que puede llevar acabo dentro de su periodo laborable, tanto, días que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado.Cuando esto sucede, Project nos avisa colocándonos una advertencia en la columna Indicadores ó en la Hoja de recursos aparecerá el/los recursos sobreasignados en color rojo.
Como resolver las sobreasignaciones.
• La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cuál está asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones.• También en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos con el fin de no sobreasignarlos.
• También Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos ajustando a gusto ciertos parámetros.
Vista Uso de recursos.
En la imagen vemos que Pedro, el recurso que está en rojo (sobreasignado), trabaja, no sólo más horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en los mismos días. Podemos resolver la sobreasignación colocando horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que esté disponible, etc.
Project nos ofrece una herramienta para la redistribución de recursos.
Para activarla debemos ir a Herramientas → Redistribuir recursos…
Redistribución:
Automática:
Project redistribuye los recursos apenas se produzca una sobreasignación (no lo
recomiendo) según los criterios que determinemos más abajo.
Manual:Sólo
se redistribuyen los recursos cuando presionemos el botón Redistribuir ahora.
Buscar
sobreasignaciones con el criterio: Si desplegamos el recuadro aparecen las
opciones minutos, horas, días, semanas y meses. Este es un punto muy importante
por que aquí definimos el criterio de la sobreasignación. Por ejemplo, elegimos
como criterio Por semanas y tenemos un recurso que está sobrepasado en horas
uno o más días pero el total de horas no pasa de las horas que establecimos
como semanales (en el cuarto paso del asistente cuando comenzamos), entonces
Project no lo toma como un recurso sobreasignado.
Borrar
valores de redistribución antes de redistribuir: Si ya hemos redistribuido
antes y queremos seguir manteniendo estos valores, destildar la opción.
*2 Ámbito
de la redistribución de ‘Nombre del proyecto’:
Podemos
elegir redistribuir en todo el proyecto ó en un intervalo de fechas
determinadas.
*3
Resolver sobreasignaciones:
Orden de
redistribución: Según la opción seleccionada Project va a redistribuir los
recursos.
Sólo
identificador Project retrasa las tareas a partir de los números de
identificador más altos antes de considerar otros criterios.
Estándar
Es la opción predeterminada. Una tarea con más tiempo de demora se retrasa
primero, lo mismo que una tarea con una fecha de comienzo posterior, también
tiene en cuenta las prioridades y delimitaciones que hayamos definido a las
tareas.
Prioridad,
estándar
Project
busca primero prioridades y luego los criterios del orden estándar.
Redistribuir
sólo conforme al margen de demora disponible Si tildamos esta opción evitamos
que se retrase la fecha de fin del proyecto. Pero, a no ser que las tareas tengan
mucho margen de demora no se verá un cambio significativo después de la
redistribución.
La
redistribución puede ajustar asignaciones individuales Esta opción permite que
la redistribución haga ajustes cuándo un recurso trabaja en una tarea sin tener
en cuenta los demás recursos que trabajan en la misma tarea. Es una
configuración general para todas las tareas. Si deseamos esta opción para no
todas las tareas podemos agregar la columna Redistribuir asignaciones a una
hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos.
La
redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante Permite que la
redistribución divida el trabajo restante en tareas o asignaciones. Si deseamos
esta opción para no todas las tareas podemos agregar la columna Dividir al
redistribuir a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos.
Redistribuir
tareas con recursos propuestos Si esta opción está tildada, Project puede
utilizar para la redistribución un recurso que está propuesto, no confirmado.
Una vez
establecida la configuración de la redistribución a nuestras necesidades, si
establecimos el tipo Manual al principio para que Project redistribuya,
deberemos hacer clic en el botón Redistribuir ahora, si elegimos el modo
Automático cada vez que tengamos algún recurso sobreasignado Project
redistribuirá teniendo en cuenta estos criterios.
Nota: No
siempre se pueden redistribuir los recursos ó todos los recursos, pero Project
nos avisará por medio de un cuadro de diálogo los recursos que no pudo
redistribuir para que lo hagamos nosotros manualmente.
Vista Gantt de redistribución
Podemos
activar la vista Gantt de redistribución para ver de manera gráfica como
Proyect redistribuyó las tareas. En color verde se ven las tareas antes de
redistribuir. Para aplicar la vista debemos ir al menú Ver → Mas vistas… →
Buscar la vista Gantt de seguimiento y Aplicar.
La regularidad en que capturemos los datos reales dependerá del seguimiento que queramos darle.
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